CRM personalizat sau CRM cu abonament? Cum calculați costul real pe 3 ani

Răspunsul scurt

Un CRM cu abonament costă puțin la început, dar prețul crește cu fiecare om pe care îl adăugați în echipă. Un CRM la comandă costă mai mult la început, dar nu are taxă per utilizator și se construiește pe felul în care vindeți deja.

Pentru o echipă mică, cu un proces de vânzare simplu, abonamentul este aproape întotdeauna alegerea corectă. Un CRM personalizat începe să merite atunci când aveți mulți utilizatori, etape sau aprobări specifice domeniului vostru și integrări cu facturarea sau cu ERP-ul.

Mai jos găsiți formula după care calculați costul pe 3 ani, ce intră în prețul unui CRM la comandă și 7 întrebări care vă ajută să decideți.

Ce face un CRM și când aveți nevoie de unul

CRM vine de la Customer Relationship Management. Este aplicația în care echipa de vânzări ține contactele, lead-urile, ofertele și istoricul discuțiilor cu fiecare client, într-un singur loc.

Un CRM bun răspunde, în orice moment, la trei întrebări: ce oportunități avem deschise, cine se ocupă de fiecare și unde se blochează vânzările.

Semnele că firma are nevoie de un CRM, de orice fel:

• Lead-urile și ofertele se pierd între email, telefon și Excel.

• Nu știți exact câte oferte sunt deschise și cât valorează.

• Follow-up-ul depinde de memoria fiecărui agent.

• Când un coleg pleacă, istoricul clienților lui pleacă odată cu el.

• Raportul de vânzări de luni dimineață se face manual, din mai multe fișiere.

Dacă vă regăsiți în două sau mai multe dintre ele, întrebarea nu mai este dacă aveți nevoie de un CRM, ci ce fel de CRM.

Cât costă un CRM cu abonament în 3 ani

Prețul afișat pe site-ul unui CRM este aproape întotdeauna pe utilizator, pe lună. Pentru o decizie corectă, înmulțiți-l cu numărul de oameni și cu perioada în care îl veți folosi realist, de regulă cel puțin 3 ani.

Cost pe 3 ani = utilizatori x pret pe utilizator x 36 + extra

În „extra” intră modulele plătite separat, integrările, spațiul suplimentar, implementarea făcută de un partener și creșterile de preț anunțate de furnizor.

Exemplele de mai jos sunt calcule pe prețuri ipotetice, nu prețurile unui produs anume. Înlocuiți-le cu oferta pe care o aveți pe masă.

Două lucruri se văd imediat. Costul crește liniar cu echipa: dacă dublați numărul de agenți, dublați și factura. Și, după 3 ani, nu dețineți nimic: dacă opriți abonamentul, rămâneți doar cu un export de date.

Ce intră în costul unui CRM la comandă

Un CRM personalizat nu are un preț de listă, pentru că fiecare pornește de la alt proces de vânzare. Costul se compune din câteva elemente pe care le puteți estima dinainte:

• Analiza procesului. Cartografiem etapele de vânzare, cine aprobă ofertele și ce rapoarte citiți. La OneDev, această primă analiză este gratuită.

• Dezvoltarea modulelor. Contacte și lead-uri, pipeline, follow-up automat, rapoarte. Costul depinde de câte module construim și de câte roluri, cu drepturi diferite, folosesc aplicația.

• Integrările. Legăturile cu emailul, calendarul, facturarea sau ERP-ul existent.

• Migrarea datelor. Curățarea și mutarea datelor din Excel sau din CRM-ul vechi. Cu cât datele sunt mai împrăștiate, cu atât etapa durează mai mult.

• Găzduirea și mentenanța. Serverul, backup-urile și actualizările de securitate după lansare. Proiectele OneDev includ o perioadă de suport de 30–90 de zile.

Ce nu intră în cost: taxa per utilizator. Dacă echipa crește de la 10 la 30 de oameni, costul aplicației nu se triplează.

La OneDev primiți costul și termenul fiecărei etape în scris, înainte să înceapă lucrul, și plătiți etapa după ce vedeți rezultatul. Folosim tehnologii consacrate (Laravel, Vue.js, React, PostgreSQL), pe care orice programator le poate prelua, ca să nu depindeți de un singur furnizor.

Comparație, criteriu cu criteriu

Niciuna dintre variante nu este mai bună în general. Diferența o fac cât de specific este procesul vostru și câți oameni îl folosesc.

Exemplu real: PaxLink.ro, un CRM construit pentru agenții de turism

PaxLink.ro este un CRM construit de echipa OneDev pentru agențiile de turism. Un CRM generic acoperă contactele și ofertele, dar nu știe nimic despre călători, documente de călătorie sau schimbări de ultim moment. PaxLink pornește exact de la aceste nevoi:

• Vânzări. Pipeline în 6 etape, de la lead nou la câștigat, cu oferte PDF generate automat.

• Călători. Portal fără cont, cu documente criptate și acces confirmat prin SMS.

• Notificări. Mesaje pe email, SMS și notificări push, cu trecere automată pe alt canal dacă unul nu funcționează, și jurnal de audit pentru fiecare mesaj trimis.

Acesta este tipul de situație în care un CRM specializat pe domeniu aduce ce un produs generic nu poate: etapele, documentele și comunicarea specifice unei industrii. Vedeți mai multe proiecte în portofoliul OneDev.

Când NU aveți nevoie de un CRM personalizat

Un CRM la comandă nu este soluția potrivită pentru orice firmă. Probabil nu aveți nevoie de el dacă:

• Echipa de vânzări are 1–2 oameni și un proces simplu.

• Un CRM standard acoperă deja tot ce vă trebuie.

• Nu aveți încă un proces de vânzare stabil. Un CRM digitalizează un proces existent; nu îl inventează.

În aceste cazuri, un abonament vă costă mai puțin și vă pune pe picioare în câteva zile. Dacă la prima discuție vedem că un produs gata făcut vă ajunge, vă spunem asta direct.

Cum decideți: 7 întrebări

Răspundeți sincer la întrebările de mai jos. Cu cât aveți mai multe răspunsuri „da”, cu atât un CRM personalizat are mai mult sens.

1. Procesul vostru de vânzare are etape, aprobări sau documente specifice domeniului, pe care un CRM standard nu le acoperă?

2. Aveți sau veți avea în 2–3 ani peste 10 oameni care lucrează zilnic în CRM?

3. Plătiți deja licențe pentru funcții pe care nu le folosiți?

4. Aveți nevoie ca CRM-ul să comunice automat cu facturarea, cu ERP-ul sau cu alte sisteme interne?

5. Datele despre clienți sunt împrăștiate în Excel, email și aplicații diferite și trebuie adunate într-un loc?

6. Aveți cerințe de acces pe roluri, jurnal de modificări sau audit pe care produsul actual nu le îndeplinește?

7. Costul abonamentului pe 3 ani, calculat cu formula de mai sus, se apropie de costul unui sistem propriu?

Dacă ați răspuns „da” la cel mult două întrebări, rămâneți la un abonament. De la patru în sus, merită o analiză a procesului.

Cum se construiește un CRM personalizat: 4 etape

La OneDev, fiecare etapă se încheie cu un rezultat concret, pe care îl aprobați înainte să trecem mai departe.

1. Analiză. Cartografiem procesul de vânzare și sursele de date. Rezultat: harta procesului.

2. Configurare. Construim modulele pe etapele și regulile voastre. Rezultat: un prototip care rulează pe datele voastre.

3. Migrare. Integrăm sistemele existente și mutăm datele din Excel sau din CRM-ul vechi. Lucrul echipei nu se oprește în timpul migrării. Rezultat: date migrate și verificate.

4. Instruire. Instruim echipa și rămânem alături după lansare. Rezultat: o echipă care folosește CRM-ul din prima săptămână.

Dacă vreți să aflați mai multe despre procesul general de dezvoltare, citiți ghidul nostru despre aplicațiile web custom.

Întrebări frecvente

Cât costă un CRM personalizat?

Prețul depinde de numărul de module, de roluri, de integrări și de volumul de date de migrat. La OneDev primiți o estimare scrisă, pe etape, după o analiză gratuită a procesului, și plătiți fiecare etapă după ce vedeți rezultatul.

Cât durează până putem folosi CRM-ul?

Un CRM la comandă se construiește în săptămâni sau luni, în funcție de complexitate. Se lansează pe etape, așa că echipa poate începe cu modulele de bază înainte ca totul să fie gata.

Putem muta datele din CRM-ul actual sau din Excel?

Da. Analizăm datele existente, le curățăm, le validăm și le migrăm pe etape, apoi verificăm rezultatul.

Se poate integra cu facturarea și cu ERP-ul?

Da, prin API-uri, cu sincronizare în timp real. Dacă aveți nevoie și de gestiunea stocurilor sau a producției, un CRM se poate lega direct de un ERP pentru IMM-uri.

Cum sunt protejate datele clienților?

Conexiuni criptate, acces pe roluri, jurnal complet al modificărilor și conformitate GDPR. Datele stau în centre de date securizate, cu backup-uri regulate.

Lucrați și cu firme din afara Prahovei?

Da. Lucrăm online cu firme din toate cele 41 de județe și din București, la aceleași prețuri în toată țara.

Concluzie

Alegerea între un CRM cu abonament și unul personalizat nu ține de ce este „mai modern”, ci de trei cifre: câți oameni îl vor folosi, cât vă costă abonamentul pe 3 ani și cât de specific este procesul vostru de vânzare.

Calculați costul abonamentului cu formula de mai sus și treceți prin cele 7 întrebări. Dacă rezultatul arată spre un CRM la comandă, următorul pas este o analiză a procesului.

Descrieți-ne în câteva rânduri cum vindeți azi și revenim în cel mult 2 ore. Prima discuție este gratuită, iar dacă un produs gata făcut vă ajunge, vă spunem asta.

Programează o discuție gratuită sau vedeți ce include un CRM personalizat OneDev.